คิดอย่างไรจึงจะเป็นเถ้าแก่ได้

จากหนังสือ “Building the Awesome Organization” แต่งโดย Catherine Caitlin และ Jana Mathew Key Success Factors ในการบริหารองค์กร เพื่อให้องค์กรเติบโตอย่างต่อเนื่อง
1. ต้องมีการสร้างวัฒนธรรมองค์กร โดยคิดภาพกว้างๆ ก่อนว่าองค์กรของเราทำอะไร คนที่จะเข้ามาในองค์กรต้องมีบุคลิกแบบไหน อะไรที่องค์กรเราให้ความสำคัญ เมื่อมองเห็นภาพแล้วก็ให้เขียนออกมาเป็นคำพูด อย่าเพียงคิดไว้ในใจ ให้ถ่ายทอดให้พนักงานทราบ ตัวอย่างวัฒนธรรมองค์กรโดยทั่วๆ ไปเช่น Customer Focus ต้องใส่ใจลูกค้า, Innovative ต้องมีความคิดสร้างสรรค์ สร้างสิ่งใหม่ๆ ให้องค์กร, Honorable ต้องมีความซื่อสัตย์สุจริตทั้งกับลูกค้า และเจ้านาย, Passionate ต้องมีความอดทน กระตือรือร้นพร้อมทำงานหนัก, Persistent ต้องไม่ยอมแพ้อะไรง่ายๆ และบากบั่นไปให้ถึงที่สุด เมื่อได้วัฒนธรรมองค์กรแล้ว ให้ผู้ประกอบการใช้วัฒนธรรมองค์กรนี้เป็นเกณฑ์นี้ในการรับคนเข้าทำงาน เกณฑ์ในการฝึกอบรม และเกณฑ์ในการลงโทษหรือให้รางวัล การมีวัฒนธรรมองค์กรจะทำให้ผู้ประกอบการมีกรอบในการบริหารคน และมีกรอบให้ลูกน้องปฏิบัติตามบรรดาบริษัทที่ประสบความสำเร็จนั้น คนในองค์กรและผู้บริหารจะต้องมี The 7 C’s of Culture ดังนี้
1. Customers and Market Focus คือองค์กรต้องมีฐานข้อมูลลูกค้าและฐานข้อมูลตลาด และทุกคนในองค์กรต้องได้รับรู้ข้อมูลนี้ 2. Communication คือต้องมีการสื่อสารข้อมูลภายในองค์กรตลอดเวลา ทั้งจากล่างขึ้นบน บนลงล่าง และในระดับแนวราบทั้งในแผนกเดียวกันและต่างแผนกกันเพื่อประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นTeam work
3. Corroboration คือความร่วมมือระหว่างพนักงานในองค์กร พนักงานทุกคนต้องสามารถทำงานข้ามส่วนและข้ามฝ่ายได้ ทั้งนี้คนในองค์กรที่มีความรู้ต่างสาขากันจะต้องสามารถมาคิดในประเด็นเดียวกันให้ได้ เพื่อการระดมสมองร่วมกันแก้ปัญหา
4. Creativity and Proactive Problem Solving คือความคิดสร้างสรรค์ และการแก้ปัญหา เช่นมีการจัดกลุ่มให้คนในองค์กรให้ร่วมกันแก้ปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่ง เพื่อให้พวกเขารู้สึกว่าเขามีส่วนร่วมในองค์กร
5. Constructive Leader and Leadership คือความจำเป็นที่จะต้องมีผู้นำและพนักงานระดับบริหารที่มีความคิดสร้างสรรค์ หัวหน้าในระดับบริหารจะต้องมีความสารมารถในการ Motivateคนได้ คือสามารถให้กำลังใจ, ให้แรงบันดาลใจกับคนในองค์กร และสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานได้ ทำให้พนักงานมีความเชื่อและยินดีทุ่มเทให้กับงาน และต้องสร้างระบบการให้คุณให้โทษกับพนักงานอย่างยุติธรรม และอย่างชัดเจน
6. Continuous Learning คือต้องมีการฝึกอบรมพัฒนาพนักงานอย่างสม่ำเสมอ สร้างให้องค์กรมีการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง และตลอดไป 7. Change Management คือต้องมีการอบรมส่งเสริมพนักงานในองค์กรให้มีริเริ่มแนวคิดใหม่ๆ อยู่ตลอด เวลา เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนวิธีคิด, มุมมอง, โปรเจกต์ และ ยุทธศาสตร์ก็ต้องปรับเปลี่ยนไปด้วย จึงต้องให้พนักงานเกิดความเข้าใจในการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้ด้วย

2. ดึงคนที่มีความสามารถอย่างเยี่ยมยอดเข้ามาในองค์กร สำหรับ Awesome People นั้นมีคุณลักษณะร่วม 4 ประการด้วยกันคือ
1. Self Motivated คือเป็นคนที่มีการสร้างสิ่งใหม่ๆ และต้องการการเปลี่ยนแปลงไปสู่สิ่งใหม่ๆ อยู่ตลอด มีความรู้สึกเป็นเจ้าของและมีความรับผิดชอบในสิ่งที่ทำและรู้สึกอยากที่จะทำสิ่งนั้นให้ดีขึ้นอยู่ตลอดเวลา
2. Respectful and Respect คือเป็นคนที่เคารพคนอื่นไม่ดูถูกดูแคลนเขา และในขณะเดียวกันก็ต้องสามารถมีอิทธิพลเหนือจิตใจคนอื่นด้วยคือเมื่อคนอื่นมองมาแล้วเกิดความเคารพยกย่องเชื่อถือ
3. Creative Problem Solver คือเป็นคนที่ชอบแก้ปัญหา และมีการเรียนรู้จากความผิดพลาดอยู่เสมอ
4. Learner คือเป็นคนที่ไม่เคยหยุดเรียนรู้ ไม่เคยหยุดอ่านหนังสือ และไม่กลัวการเปลี่ยนแปลง

How to recruit awesome people
1. ต้องมีการทำ Job Profile คือการอธิบายว่าองค์กรทำอะไร ต้องการอะไร คนที่จะมาทำในตำแหน่งนั้นๆ จะต้องมีบุคลิกลักษณะอย่างไร และต้องมี Core Value อย่างไร
2. “Hire from within when possible, and hire from outside when necessary” คือถ้าตำแหน่งนั้นเป็นตำแหน่งที่สูงขึ้นให้มองคนข้างในก่อนว่าใครเหมาะสม แต่ถ้าไม่มีเหมาะสมจริงๆ จึงค่อยหาใหม่ เพื่อรักษาขวัญและกำลังใจของพนักงาน
3. วิธีการสัมภาษณ์ ให้ใช้วิธี Behavioral Interviewing คือสัมภาษณ์แบบพฤติกรรมให้เห็นการแก้ปัญหาของเขาในแต่ละสถานการณ์ เช่นมีการตั้งสถานการณ์ให้เขาลองแก้ปัญหา เพื่อดูว่าเขาเหมาะกับองค์กรเราหรือไม่

จะทำอย่างไรเมื่อเลือกคนเข้ามาแล้วจึงค่อยพบว่าเขาไม่เหมาะสมกับตำแหน่งงาน
ถ้าเป็นคนใหม่ก็ให้หาตำแหน่งงานอื่นที่เหมาะสมให้เขา แต่ถ้าในกรณีที่เป็นพนักงานคนหนึ่งที่ทำงานมานานแต่เมื่อลักษณะงานเปลี่ยนไป เขาไม่สามารถรับผิดชอบในส่วนนี้ได้ ให้ซอยงานออกเป็น Project แล้วให้เขาเป็น Project Manager หรือถ้าการที่เขาไม่เหมาะเพราะเขามีความสามารถไม่พอเราอาจจะส่งเขาไป Train ก็ได้
จะทำอย่างไรถ้าพนักงานมาลาออก ในขณะที่เราไม่อยากให้เขาออก
ประการแรกให้คุยกับเขาก่อนว่าเพราะอะไรจึงอยากลาออก ดูว่าเป็นปัญหาที่เราสามารถช่วยเหลือเขาได้ไหม ถ้าได้ก็ช่วย แต่ถ้าถึงอย่างไรก็รั้งเขาไว้ไม่อยู่แล้ว ให้สอบถามเขาอย่างละเอียดว่าเขามีความคิดเห็นเกี่ยวกับองค์กรนี้อย่างไร ข้อดีข้อเสียขององค์กรอยู่ตรงไหน เพื่อจะได้นำมาปรับปรุงองค์กร

3. การวางแผนองค์กรผู้แต่งเสนอว่าการวางแผนที่ดีนั้น ต้องครอบคลุม 6 เรื่อง ดังนี้
1. ต้องมีแผนในการวิจัยเรื่องตลาด และเรื่องลูกค้า เพื่อให้เรามีข้อมูลที่ถูกต้อง และแม่นยำที่สุด รวมทั้งทิศทางตลาดของสินค้าของเราในอนาคต รวมถึงต้องติดตามพฤติกรรมของลูกค้าของเราด้วย
2. ต้องมีการวางพันธกิจหรือ Mission ขององค์กรให้ชัดเจน โดยเริ่มจากการตั้งคำถามว่าอะไรคือเป้าหมายของบริษัท ณ เวลานั้นๆ
3. ต้องมีการวางแผนไว้ล่วงหน้าว่าในอีก 3-5 ปีข้างหน้าบริษัทจะเติบโตไปอย่างไร คู่แข่งจะเป็นอย่างไร
4. ต้องมีการวางยุทธศาสตร์ (Strategy) และ Action Plan ว่าต้องใช้กลยุทธใดถ้าบริษัทต้องการเพิ่มยอดขายในอีก 3-5 ปีข้างหน้า คือจะต้องมีกิจกรรมหรือโครงการอะไรบ้างเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายนั้น
5. ต้องมีการวางแผนหรือวาง Infrastructure and resource นั่นคือการวางแผนเรื่ององค์กร การเงิน และบุคลากร ให้สอดคล้องกัน 6. ต้องมีการวางแผนเรื่องวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งวัฒนธรรมนี้อาจจะเปลี่ยนไปตามสภาพการณ์ต่างๆ ด้วย

4. การมี Top Team หรือ Team บริหารที่ยอดเยี่ยม
การว่าจ้าง Executive Time นั้นมีวิธีการหลายวิธี ผู้เขียนเสนอวิธีดังนี้
1. เลือกคนที่มีศักยภาพที่จะโตไปได้เท่าที่บริษัทต้องการจะเติบโตไปถึงตรงจุดนั้น ดังนั้นการเลือกจึงต้องเลือกคนที่มีความสามารถเหนือระดับที่ Position นั้นๆ ต้องการขึ้นไปอีก 2-3 ขั้น
2. ทำใจให้เป็นกลาง แล้วให้จ้างคนที่เราเห็นว่าเขามีความสามารถมากกว่าเรา คือเจ้าของนั้นจะต้องรู้ทุกด้านแต่รู้ไม่ลึก ดังนั้นให้จ้างคนที่เป็น Specialist ในแต่ละด้านแล้วดึงความสามารถของแต่ละคนออกมาเพื่อพาองค์กรบรรลุเป้าหมาย
3. อย่าว่าจ้างคนที่มีความรู้ความสามารถเหมือนเราทุกประการ ให้พยายามนึกถึงหลัก Diversity หรือความหลากหลาย จะได้อาศัยความแตกต่างทางความคิดนั้นก่อให้เกิดมุมมองที่หลากหลาย
การบริหาร Top Team
1. ต้องให้เขารู้ว่าเขาต้องสวมหมวก 2 ใบ ใบที่หนึ่งคือเป็น Executive ในฝ่ายของตนเอง และใบที่สองคือ เป็นผู้นำของบริษัท ดังนั้นเขาต้องมีส่วนในการแก้ปัญหาขององค์กร และสร้างองค์กรให้เจริญเติบโตด้วย
2. ตัว Top Executive ต้องมี Skill ในการสื่อสารเป็นอย่างดี เพื่อให้ทุกคนในองค์กรทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ถ้าเขายังไม่มีก็ต้องมีการจัดอบรมในเรื่องนี้ขึ้น ในขณะเดียวกัน Top Executive ก็ต้องเป็นผู้ฟังที่ดีด้วยเพื่อรับความคิดเห็นจากลูกน้องมาพัฒนาองค์กร
3. ต้องทำให้ Top Team เกิดการตั้งคำถามอยู่เสมอว่า “งานที่ทำอยู่นั้นทำได้ดีที่สุดหรือยัง” “งานที่ทำอยู่นั้ใช้วิธีที่ถูกต้องหรือยัง” และ”จะทำงานที่ทำอยู่นี้ให้ดีขึ้นได้หรือไม่” คำว่าดีขึ้นนี้หมายถึงว่าใช้เวลาน้อยลง ใช้คนน้อยลง และใช้เงินน้อยลง
4. ให้มีการจัดประชุม Top Team ให้บ่อยขึ้น โดยให้แยกการประชุมออกเป็น 2 แบบ คือ 1.แบบ Day to day คือประชุมแก้ไขปัญหาและรายงานความคืบหน้า 2.คือการประชุมเพื่อถ่ายทอดกลยุทธต่างๆ

5. Infrastructureคือการวางโครงสร้างองค์กร และการวางระบบการบริหารองค์กร ซึ่งต้องคำนึงถึงปัจจัยหลักๆ ดังนี้
1. ต้องเป็นโครงสร้างที่สอดคล้องกับยุทธศาสตร์และแผนของบริษัท
2. เป็นโครงสร้างที่ไม่สลับซับซ้อนจนเกินไป การตัดสินใจจะได้รวดเร็ว
3. ต้องเป็นโครงสร้างองค์กรที่การตัดสินใจเกิดได้ในระดับที่ใกล้กับลูกค้า เช่นถ้าลูกค้าต้องการอะไรพนักงานที่อยู่ ณ ที่นั้นต้องสามารถตัดสินใจได้ไม่ต้องวิ่งมาถามกันเป็นทอดๆ ให้
4. เป็นโครงสร้างองค์กรที่ส่งเสริมให้เกิดการสื่อสารจากบนลงล่าง และจากล่างขึ้นบน และการสื่อสารข้าม Department ในองค์กร 5. ต้องเป็นโครงสร้างองค์กรที่ให้มีการริเริ่มจากระดับล่าง เพราะเราอาจจะเจอความคิดริเริ่มดีๆ จากคนข้างล่างซึ่งมีหลายคนมากกว่าคนข้างบนก็ได้ แต่ทั้งนี้คนข้างบนต้องมีการให้ทิศทางในการคิดกับพวกเขา
องค์กรที่ดีต้องมีระบบและกระบวนการบริหาร ดังนี้
1. ระบบการว่าจ้าง มีระบบการสัมภาษณ์
2. ระบบการประเมินผลงาน และต้องให้ลูกน้องรับรู้ด้วย
3. ระบบการตอบแทนคือ การให้รางวัล และการลงโทษ โดยต้องแจ้งให้ลูกน้องรู้เช่นเดียวกัน
4. ระบบการไล่ออก คือต้องมีกฎเกณฑ์อย่างชัดเจน
5. ระบบการวางแผนกลยุทธ และการประเมินผลกลยุทธนั้นๆ
6. ระบบการเก็บข้อมูลด้านการตลาดและข้อมูลลูกค้าซึ่งทุกคนจะต้องรู้ว่าข้อมูลอยู่ที่ไหนและเข้าไปดูได้
7. ระบบการสื่อสารข้อมูลของบริษัท จะส่งผ่านอะไร Memo หรือ Intranet เป็นต้น
8. ระบบการเงินและระบบงบประมาณ รวมถึงการบริหารการเงินด้วยเช่นถ้าต้องการเพิ่มทุนจะทำอย่างไร
9. ระบบที่จะให้องค์กรมีความคิดริเริ่มและการ Feed ความคิดนั้นขึ้นสู่ข้างบน
10. ระบบการอบรมบุคลากรให้ก้าวทันเทคโนโลยี

6. Leaderคือตัว CEO หรือตัวเถ้าแก่เอง โดยตัว CEO ต้องมีหน้าที่ดังนี้
1. เป็นคนคิดริเริ่มระบบต่างๆ ต้องมี Vision ของเราเอง
2. เป็นคนที่สื่อความได้ชัดเจน, ต้องหมั่นเดินไปเดินมาพบปะผู้คน, และต้องเปิดห้องกำหนดเวลาให้คนที่มีปัญหาเข้ามาคุย
3. เป็นคนส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร ต้องดูว่าทุกคนปฏิบัติตามหรือไม่
4. เป็นคนนำตัว Top Team ให้จับตามองพวกเขาว่าเขาทำงานกันอย่างไร และคอยให้ Direction ต่างๆ กับ Top Team นั่นคือมีการ Coaching และการ Following Up ตลอดเวลา
5. เป็นคนบริหารทรัพยากรของบริษัทนั่นคือ คน กับ เงิน 6. สามารถเป็นผู้นำในยุคแห่งการเปลี่ยนแปลงได้